Digitale Factuurverwerking

Kostenbesparing

Steeds meer bedrijven en organisaties denken na over digitale factuurverwerking.

Niet zo gek in een tijd waarin kostenbesparingen weer boven aan het verlanglijstje van veel organisaties staat.

Alle bedrijfsprocessen worden nog eens tegen het licht gehouden en de huidige wetgeving en technologie maakt het mogelijk. Zelfs de belastingdienst werkt mee. U heeft geen speciale toestemming meer nodig van de belastingdienst om elektronische facturen te mogen versturen. Voor elektronische facturen gelden dezelfde voorwaarden als voor papieren facturen. E-business is weer een stapje dichterbij aan het komen.

Inrichten processen, systemen en mensen

Uiteindelijk zult u alles in samenhang met elkaar bekijken om het meeste rendement te halen uit uw investering.

Processen

Uw mogelijke besparing is dus afhankelijk van de manier waarop u momenteel uw proces heeft ingericht. Het is daarom belangrijk eens goed na te denken over uw processen voordat u een goede beslissing kunt nemen over een software systeem. Nadenken over geautomatiseerde factuurverwerking is dus allereerst nadenken over uw ambities met betrekking tot de inrichting van uw bedrijfsprocessen. Dat is dan ook waar wij beginnen. Vanaf het ontstaan van een inkoopbehoefte tot en met het betalen van de factuur.

Systemen

Daarnaast zult u moeten kijken naar plannen en strategie met betrekking tot uw IT infrastructuur en uw bestaande systemen. Dit zal mede bepalen wat de beste oplossing wordt voor u. De processen die u precies wilt ondersteunen met uw IT infrastructuur spelen een rol. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de manier waarop mensen toegang krijgen tot het goedkeuren van inkoopfacturen. Daar zijn verschillende oplossing voor te bedenken.

Mensen

Ook zult u vooraf moeten kijken naar de mensen die nu het werk doen. Niet alleen mensen op de administratie, maar juist de mensen elders in het bedrijf; afdelingshoofden, managers, budgethouders. Belangrijk is hoe men aankijkt tegen aanpassingen in het bedrijfsproces. Wellicht gaan rollen en verantwoordelijkheden veranderen of worden aangescherpt. Dit kan ook de relatie en manier van communiceren met uw leveranciers raken.

Om snel profijt te hebben van de verandering, dient u te zorgen dat uw medewerkers na de implementatie snel aan de slag kunnen.

Be Ready / PwC Quickscan Factuurverwerking

Be Ready for Change heeft in samenwerking met PricewaterhouseCoopers (PWC) een quick scan ‘Automatische Factuurverwerking’ ontwikkeld. Wij kunnen voor u een analyse uitvoeren op uw huidige werkprocessen, uw IT omgeving en uw medewerkers. Deze analyse kunt u vervolgens afzetten tegen uw ambities. U kunt dit beschouwen als een interne audit op uw ‘business readiness’ voor automatische factuurverwerking.

Hierbij zullen de knelpunten in kaart worden gebracht. Het geeft u een goed beeld van de mate waarin uw organisatie klaar is voor een dergelijke verandering.

Tevens kunnen we aangeven wat voor u de besparingen kunnen zijn van geautomatiseerde factuurverwerking, en wat de beste strategie is om snel verbeteringen door te voeren die ook echt iets opleveren aan besparing en aan kwaliteitsverbetering. Alles in samenhang met elkaar.

Ook kunnen we helpen bij het selecteren van de juiste oplossing voor uw organisatie.

Op basis van een intake gesprek kunnen we een goede indicatie geven van de kosten voor een Quickscan.

Vraag hier onze whitepaper Automatische Factuurverwerking of informatie over de QuickScan aan. U kunt natuurlijk ook bellen.