Case: Maconomy ERP implementatie

uit AutomatiseringGids van 17 september 2010

Fusie maakt ingrijpende aanpassing nodig. Lees hier het gehele artikel.

Na de fusie in januari 2008 had Deltares vier financiële systemen in gebruik. De overzichtelijkheid van de financiële huishouding leed daar natuurlijk onder. En dus moest er een nieuw financieel systeem komen, dat ook de administratieve werkprocessen zou harmoniseren, de financiële en projectadministratie zou integreren en de juiste managementinformatie zou genereren.

Samenvatting Casus

▪ Opdrachtgever: Deltares te Delft ▪ Doel: consolidatie van financiële systemen ▪ Oplossing: Macanomy ERP Software ▪ Dienstverleners: Maconomy / PWC / Be Ready for Change ▪ Kosten: 2 miljoen euro ▪ Opbrengst: eenduidige manier van werken, efficiëntere projectondersteuning ▪ Aandachtspunt: beschikbaarheid consultants en versiebeheer leverancier

Deltares & Maconomy

Deltares is een van de vier Nederlandse Groot Technologische Instituten (GTI), gericht op waterbeheer en bouwen in Deltagebieden. Deltares helpt opdrachtgevers bijvoorbeeld om overstromingsrisico’s in kaart te brengen en onderzoekt de gevolgen van bodemdaling en klimaatverandering. Deltares is ook leverancier van softwarepakketten voor waterbeheer en geo-engineering. Het instituut ontstond per 1 januari 2008 door de samenvoeging van GeoDelft, WL-Hydraulics, het Rijksinstituut voor Integraal Zoetwaterbeheer en Afvalwaterbehandeling (RIZA) en het Rijksinstituut voor Kust en Zee (RIKZ). De afdeling Bodem en Grondwatersystemen van TNO Bouw en Ondergrond sloot per 1 januari 2010 bij Deltares aan. Er werken ongeveer negenhonderd medewerkers voor Deltares in Delft en Utrecht.

De nieuw ontstane organisatie gebruikte in het eerste jaar na de fusie vijf verschillende systemen voor de boekhouding en de projectadministratie naast elkaar: twee verschillende van SAP (TNO en RWS), het Progress-gebaseerde Enter en Fima. Omdat het verzamelen en verwerken van de financiële gegevens tijdrovend en lastig was, moest Deltares op zoek naar een nieuw systeem waarmee de financiële administratie en de projectadministraties geïntegreerd konden worden, en waarmee één manier van werken in alle onderdelen van het bedrijf ondersteund kan worden. Zo werden twee grote klussen tegelijk opgepakt; het nieuwe financiële systeem en de implementatie van de fusie.

Deltares had een jaar nodig voor de implementatie van de basisvorm van het systeem, met een resultatenrekening, een balans, een kasstroom en een aantal specificaties. In april 2010 werd het project afgerond, het systeem draaide al sinds januari. “Het had niet sneller gekund of gemoeten”, zegt Ron van Leeuwen, die de projectleider was. Van Leeuwen is van huis uit ontwikkelingseconoom en werkte zes jaar in ontwikkelingslanden (Kameroen en Mozambique) op het gebied van kredietverlening en watermanagement. Voordat hij projectleider werd, was Van Leeuwen verantwoordelijk voor de financiële afdeling en de facilitaire afdeling van GeoDelft. Nu is hij verantwoordelijk voor het nieuwe Facilitair Bedrijf van Deltares.

Maconomy kwam in april 2008 als winnaar uit de pakketselectie, nipt voor Microsoft Dynamics. Doorslaggevend hierin was de volledige integratie van de projectadministratie met de financiële administratie. “Kort na de definitieve keuze zijn we met de voorbereiding begonnen. Deltares leverde een ‘proof of concept’ op basis van een programma van eisen. De projectorganisatie werd ingericht, compleet met klankbordgroep, stuurgroep en vier werkgeroepen voor financiën, projecten, ICT en managementinformatie. De voorzitters van de werkgroepen namen zitting in de projectgroep, die aan de stuurgroep rapporteerde. Het uitgangspunt was dat we de meest eenvoudige oplossingen zouden kiezen en zo min mogelijk maatwerk wilden inzetten.”

PricewaterhouseCoopers ondersteunde de pakketselectie en nam het programmamanagement, de ondersteuning en de kwaliteitsbewaking van de implementatie voor zijn rekening. Be Ready for Change droeg zorg voor de interne communicatie en ontwikkelde een uitgebreide webbased training.

Bloedgroepen

Behalve grote cultuurverschillen tussen de bloedgroepen van Deltares, werd intern het samenwerken bemoeilijkt omdat er op verschillende manieren werd gewerkt. Desondanks sliep Van Leeuwen tijdens het project elke nacht goed, en kijkt hij terug op een leuk en leerzaam project. “De project- en werkgroepleden waren enthousiast, kundig en echte ambassadeurs voor de verandering. We hebben tot het laatste moment de drive en het enthousiasme erin kunnen houden.”

Na uitvoerige discussies in de werkgroepen en de stuurgroep, werd het intern verrekenen afgeschaft. Afgesproken werd dat de unit die de capaciteit levert voor werkzaamheden voor een klant, daarvoor de inkomsten krijgt. “Dat was een ingrijpende verandering”, vertelt Van Leeuwen. “Voorheen kreeg elke activiteit een nummer en leverde elke activiteit voor de units inkomsten op, ongeacht of het voor interne of externe klanten werd gedaan. Nu leveren alleen werkzaamheden voor externe klanten geld op. We boeken alles op kostenplaatsen; gebruik van de bedrijfsfaciliteiten als laboratoria gaat op projectbasis de boeken in. De sterke businessunitcultuur is daardoor afgezwakt waardoor meer het belang van Deltares als geheel geldt.”

Het inkoopproces was een volgend lastig punt. Het zat in eerste instantie niet duidelijk in de projectscope. GeoDelft werkte al voor de fusie met digitale inkoopfacturen en wilde daar onder geen beding van afstappen. “We stonden voor de keuze om het bestaande systeem voor digitale inkoopfacturenafhandeling aan Maconomy te koppelen of over te stappen op Maconomy’s eigen inkoopmodule. We kozen strategisch voor de laatste optie en dat was voor ons op korte termijn een aderlating. De module was nog niet goed uitontwikkeld en werkte niet naar behoren. Met name de workflow van de hele routing moest duidelijker. Daar heeft het project veel last van gehad omdat er voor ons extra werk in is gaan zitten. Na de oplevering van het systeem waren er nog drie maanden nodig om de inkoopmodule voor Deltares acceptabel te krijgen.”

Pijnpunt

Behalve het inkoopproces was de beschikbaarheid van de goede consultants van Maconomy een pijnpunt, zegt Van Leeuwen. “De goede consultants van Maconomy in Nederland bleken zwaar bezet. Er waren wel minder ervaren mensen beschikbaar, maar die voldeden niet in alle gevallen. Dat was een lastig verhaal omdat je toch van goede consultants afhankelijk bent. Doordat dit probleem van tevoren al was ingeschat, heeft Deltares met Maconomy af kunnen spreken om in geval van grote problemen met betrekking tot beschikbaarheid van ervaren consultants direct naar het hoofdkantoor in Kopenhagen te kunnen escaleren. Tijdens het project bleek deze afspraak goed te werken omdat Maconomy een aantal keren vanuit het buitenland het capaciteitsprobleem kon oplossen.”

“Een onverwachts aandachtspunt bleek het versiebeheer aan de kant van Maconomy. Met name de benodigde aanpassingen werden meerdere malen niet goed vastgelegd en beheerd waardoor het project gehinderd werd door terugkerende foutmeldingen.”

Het nieuwe systeem kostte Deltares 2 miljoen euro, voor licenties, hardware, software, consultants, een e-learningpakket en het verandermanagementtraject. “Dat is iets meer dan 2000 euro per medewerker”, zegt Van Leeuwen. Afgezien van het op één manier werken ziet hij de andere terugverdieneffecten nog niet op korte termijn. Nog meer winst is volgens Van Leeuwen te halen bij de projectondersteuning. “Een deel van de projectadministrateurs werd voorheen vanuit de financiële afdeling aangestuurd. Nu vallen alle 20 tot 25 projectadministrateurs onder de verantwoordelijkheid van het unitmanagement. Met de nieuwe eenduidige werkwijze zal deze worden geëvalueerd en kunnen we mogelijk met minder toe. Ik schat dat vijftien tot twintig projectadministrateurs een uitdaging zou kunnen zijn.”

De afdeling Finance & Control was opdrachtgever en kreeg na oplevering het nieuwe financiële systeem in beheer. Van Leeuwen was als projectleider komend van de financiële afdeling en het facilitair bedrijf van GeoDelft, in zekere zin een buitenstaander na de fusie. Die aanpak is volgens Van Leeuwen een aanrader. “Het is verstandig om een projectleider te kiezen die niet uit de afdeling komt die het systeem later gaat beheren. Zo krijgt de beheerder de kans om het systeem goed in de organisatie te laten landen.”

Van Leeuwen heeft veel moeite gedaan om per 1 april 2010 het implementatieproject formeel af te ronden en decharge als projectleider te krijgen. “Dat ging niet vanzelf. Je moet veel argumenten en overtuigingskracht hebben om decharge te krijgen. Als je niet uitkijkt, blijf je doorgaan want het is nooit af. Een goede projectscope en concrete afspraken over op te leveren producten is heel belangrijk. Daardoor heb ik het systeem over kunnen dragen aan de afdeling Finance & Control. Het was als het doorknippen van de navelstreng: loslaten met een goed gevoel. Langzamerhand was het voor mij ook tijd om me meer bezig te gaan houden met het verder bouwen aan het nieuwe Facilitair Bedrijf van Deltares.”

Vraag hier meer informatie aan over onze dienstverlening.

U kunt natuurlijk ook bellen. Schroom niet om contact op te nemen. Wij helpen u graag verder.