Deltares
Deltares maakt vliegende start met ERP systeem
Verandermanagement Be Ready en gebruikersacceptatie spelen een cruciale rol.
De Business Case
Het Delftse kennisinstituut Deltares werkt met ingang van 2009 met de software van Maconomy voor het registreren van projecten en de financiële resultaten. Voor de ondersteuning van de implementatie koos men voor PwC en Be Ready for Change uit Soest.
Deltares is op 1 januari 2008 ontstaan als een onafhankelijk instituut voor toegepast onderzoek en specialistisch advies door samenvoeging van het Waterloopkundig Laboratorium WL | Delft Hydraulics, GeoDelft, een deel van TNO Bouw en Ondergrond en delen van Rijkswaterstaat/DWW, RIKZ en RIZA. Het instituut heeft ruim 800 medewerkers, verspreid over verschillende locaties. Belangrijk doel voor het invoeren van één projectmanagement en financieel systeem is het eenvoudiger samenwerken tussen de verschillende organisaties en vergroten van de synergie.
Binnen Deltares wordt begin 2008 een projectteam samengesteld dat een pakketselectie uitvoert. Maconomy wordt geselecteerd als het pakket dat het best paste bij de werkwijze van Deltares. PwC krijgt de rol van projectbeheer en kwaliteitcontrole. Be Ready for Change heeft meegewerkt aan het inrichten en documenteren van de processen binnen het nieuwe systeem. Daarnaast heeft Be Ready for Change het verandermanagement vorm gegeven.
Verandermanagement
Deltares heeft zich goed gerealiseerd dat het verandermanagement een belangrijke succesfactor zou worden voor dit project. Deltares is een nieuwe organisatie en was dus tevens volop bezig met de integratie van de verschillende bedrijfsonderdelen. “Het was vanaf het begin van het traject de bedoeling om naast Maconomy en PwC een derde partij aan te trekken voor het ontwikkelen van documentatie en trainingsmateriaal.” Alsdus Ron van Leeuwen, projectleider van het project. Een aantal partijen hebben een offerte gemaakt en zich gepresenteerd aan de projectgroep. Hierbij viel de keuze al heel snel op Be Ready for Change. “Be Ready sprong er echt uit doordat men blijk gaf ervaring te hebben met dergelijke ERP veranderingstrajecten en oog te hebben voor de mensen-kant van het hele proces”, aldus van Leeuwen. Zodoende werd aan Be Ready for Change ook gevraagd een bijdrage te leveren op het gebied van de communicatiestrategie en het vergroten van het draagvlak binnen Deltares.
Het vakkundig en tijdig informeren van steeds de juiste groep gebruikers en het ontwikkelen van duidelijke documentatie en trainingsmateriaal waren belangrijke aandachtgebieden voor Be Ready for Change.
“Er is onder andere een uitgebreide web based training ontwikkeld om gebruikers bekend te maken met de beginselen van het nieuwe systeem. Dit heeft veel kosten bespaard. Gebruikers kunnen deze training immers doorlopen op het moment dat het hen het beste past”, aldus van Leeuwen.
Be Ready Aanpak
Inmiddels hebben 800 medewerkers de training doorlopen en daarmee toegang gekregen tot het nieuwe Maconomy systeem. Om de druk op de interne Maconomy helpdesk binnen de perken te houden was het doorlopen van de training een voorwaarde om toegang te krijgen tot het nieuwe systeem. “Ook dit heeft erg goed gewerkt”, aldus van Leeuwen. “Onze raad van toezicht heeft zelfs een compliment gemaakt voor de snelheid waarmee we deze strategische implementatie hebben gerealiseerd. Daar ben ik best een beetje trots op”.
Be Ready for Change heeft deel uitgemaakt van de projectorganisatie en een bijdrage geleverd aan het verbeteren van de gebruikers interface, het beschrijven van processen en werkbeschrijvingen en het ontwikkelen en uitvoeren van een communicatie- en trainingsstrategie rondom de implementatie van Maconomy. Daarnaast heeft Be Ready for Change een volledige web-based training ontwikkeld die het alle werknemers van Deltares mogelijk maakt om in hun eigen tempo, op hun eigen moment te leren hoe veel voorkomende handelingen als het invullen van tijdbrieven, het openen van projecten en het bekijken van rapporten in Maconomy worden uitgevoerd.
Om de effectiviteit te meten van de communicatie omtrent de invoering van Maconomy is tweemaal een enquête gehouden onder het personeel van Deltares; één keer aan het begin van het project bij wijze van nulmeting. De tweede keer een maand voor het “live” gaan van Maconomy om te meten wat het effect was van de verandermanagement interventies en te bepalen waar en hoe nog bij te sturen.
Ron van Leeuwen is zeer lovend over de inbreng van Be Ready for Change: “In PwC en Be Ready hebben we twee zeer professionele en volwassen partners gevonden zonder wie dit project nooit gelukt was. Beiden kennen de valkuilen van een dergelijk groot traject en vormen een goed klankbord voor een projectleider. Be Ready heeft de overeengekomen werkzaamheden uitermate handig en efficiënt ingevuld. Zowel de Web-based training, de stukken voor verschillende communicatiemedia zoals elektronische nieuwsbrieven en speciale krantjes als de manier van (mondelinge) communicatie waren een goede aanvulling in het project. Ook de budgetbewaking van Be Ready was prettig en goed. Het feit dat Be Ready niet kwam als er niet voldoende werk te doen was, zodat er niet onnodig veel uren gebruikt werden, werd als zeer professioneel ervaren. Kortom, professionele, volwassen diensten die naar verwachting worden uitgevoerd.”
Gouden samenwerking met PwC
Maarten Broekhuizen die als senior PwC consultant het gehele project begeleid spreekt van een “gouden samenwerking”. “Ik vind het allemaal bijzonder knap; de verandermanagement tools die gebruikt worden zoals de elektronische enquête en de web-based training en de kwaliteit en snelheid waarmee alles werd opgeleverd waren fantastisch”. Be Ready vormt niet alleen een klankbord naar de klant, maar houdt goed contact met alle betrokken partijen. Dit zorgt ervoor dat er echt een gezamenlijk doel wordt nagestreefd. Zeker bij een ‘Big Bang’ project als dit is dat cruciaal. Ik heb nu al zin in het volgende project.
Resultaten op een rij
- Maconomy live voor 800 gebruikers
- 7 Web Based Training modules voor alle gebruikers
- 4 Web Based Training modules voor alleen projectleiders
- Effectieve communicatie - en training strategie uitgevoerd
- Quick Reference Kalander
- Het project op tijd en binnen budget opgeleverd
Voor meer informatie over dit project kunt u contact opnemen met: Arie Huisman, Directeur Be Ready for Change B.V.
A perfection of means, and confusion of aims, seems to be our main problem.
- Albert Einstein -
