Geïntegreerde Web oplossing voor Cursusadministratie

Projectbegeleiding Be Ready for Change BV speelt een cruciale rol bij implementatie

Selectie Cursusadministratie Systeem

Kenniscenter de Kempel is het centrum voor kennis, expertise en innovatie van Hogeschool de Kempel. Onderwijsinstellingen, van basisonderwijs tot HBO, kunnen er terecht voor professionalisering, advisering en onderzoek. Kenniscentrum de Kempel verzorgt onder andere concrete cursussen en praktische workshops waarbij mensen het geleerde direct in de praktijk kunnen brengen.

“Ons aanbod bestaat uit zo'n vijftig cursussen en workshops, een leergang en een master,” zegt Richard Steinfort, directeur van Kenniscenter de Kempel. “Dat is een behoorlijk aantal opleidingen met de bijbehorende logistiek en het financiële proces dat we efficiënt en op een professionele manier willen organiseren. Wij hebben dan ook gezocht naar een geïntegreerde totaaloplossing voor de cursusadministratie, waarbij aanbod, planning en administratie direct gekoppeld zijn aan de website.

Richard Steinfort, directeur Kenniscenter de Kempel

Optimaal werkproces

Gelukkig kwamen we in contact met Be Ready for Change. Zij hebben het hele traject begeleid. Vanaf het moment dat we kozen voor Promptus Cursussoftware tot en met de implementatie en ingebruikname van het systeem. Zij begrijpen de uitdagingen waar je als onderdeel van een grotere Hbo-instelling tegenaan loopt. Onze werkwijze bij het kenniscentrum wijkt af van die van de rest van de organisatie.

Je kunt het systeem op meerdere manieren inrichten, afgestemd op het meest optimale werkproces. Dat optimale proces moet dan wel helder zijn en worden vastgelegd.

De mensen van Be Ready for Change denken mee over het optimaliseren van processen en procedures en waar nodig het aanpassen van de software. Maar misschien nog wel belangrijker: zij begrijpen het belang van samenwerking en communicatie voor het succes van een project. Dat geeft een goed gevoel. Zonder Be Ready waren we hierin zeker vastgelopen.

Betere informatie naar klanten

Onze eigen IT afdeling heeft een belangrijke rol gespeeld in het hele project, en doet dat nog steeds, maar voor het up-to-date houden van het aanbod op de website hebben we geen extra hulp meer nodig. Dat gaat nu allemaal automatisch. Ons actuele aanbod komt automatisch op de website en de cursisten kunnen zich hier direct online op inschrijven. Dat scheelt echt veel werk. Bovendien is de informatievoorziening naar de klanten via het web nu veel gemakkelijker en professioneler geworden.

We zijn zeer tevreden met Promptus. De software biedt uitermate veel mogelijkheden. Bovendien is het werken met de software zeer gebruikersvriendelijk. Dat is bijvoorbeeld een groot voordeel als je werkt met mensen op de administratie die parttime werken. De overdracht en inwerktijd zijn minimaal. Zoals we de administratie nu hebben ingericht werken we bijzonder efficiënt. Daar komt nog bij dat facturatie vrijwel volledig automatisch verloopt, waardoor tijdigheid en volledigheid gegarandeerd zijn.

Advies

Wat ik anders zou doen als ik het hele traject overnieuw kon starten?

“Voor ons is het toch wel een redelijk langdurig traject geworden. Voornaamste oorzaak daarvan is dat bijna het volledige aanbod nog ontwikkeld moest worden. We hadden geen ruim bestaand aanbod van opleidingen. Als je dan Promptus al wilt gaan inrichten, inclusief een koppeling naar de website, is dat toch wat lastig. De website was ook nog volop in ontwikkeling. Ik zou iedereen willen adviseren vanuit een situatie te starten dat er in ieder geval een bestaand aanbod van opleidingen, workshops en cursussen is en dat de website geactualiseerd in de lucht is.

Voor Kenniscenter de Kempel komt er uiteindelijk in ieder geval een mooie totaaloplossing tot stand waar we nog jaren mee vooruit kunnen.”

Feiten op een rij

150 workshops en cursussen per jaar
10 docenten
1000 cursisten
Financieel geïntegreerd met Cash
Volledig geïntegreerd met de eigen website
Snellere, betere informatie naar belangstellenden
Goed ingericht bedrijfsproces
Forse besparing op het afhandelen van aanmeldingen
Forse besparing op het bedrijfsproces van informatieverschaffing tot en met factureren
Forse besparing op het rapporteren per cursus, cursusgroepen en de afdeling

Voor meer informatie over dit project kunt u contact opnemen met: Arie Huisman, Directeur Be Ready for Change B.V.

download deze cases

Contact